Kurum İçi Eğitim İhtiyaçları Analizi

Hazırlık Çalışmaları

Bir projenin veya çalışmanın başarısı nasıl ve ne kadar bir süre hazırlık yaptığınızla doğru orantılıdır. Hazırlık çalışmalarına diğer bölümlerden katılacak kişi sayısı arttıkça projenin sahiplenilmesi de o oranda artar. İnsanlar bir parçası oldukları sürecin başarılı olması için gereken her türlü çabayı gösterirler. Bu nedenle bu tür çalışmaların ortak ekiplerle yapılması gerekir. Daha önceden yapılmış bu tür çalışmalar mevcut ise başlamadan önce hazırlanan raporları gözden geçirin.

• Ekip seçimi
• İhtiyaç çalışması için öncelikle birlikte çalışacağınız ekip üyelerinizi belirleyiniz.
• Ekip üyeleriniz insan kaynakları departmanından olabileceği gibi çalışma alanına giren bölüm yöneticisi veya elemanları da olabilir.
• İhtiyaç analizi için amaç belirleyin: Çalışmanın başlangıcında ulaşılmak istenen hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. Hedefler belirlenirken eğitim sonrası elde edilecek sonuçların ölçülebilmesi için bir takım sayısal değerlerinde belirlenmesine ihtiyaç vardır. Örneğin eğitim sonrası müşteri şikayetlerinin %5 azalması gibi.
• Neden böyle bir çalışmaya gerek duyuldu?
• Ne elde edilmek isteniyor?
• Proje planı hazırlayın: Mutlaka bir takvim belirleyerek işe başlayın. Özellikle bitiş tarihi kritik bir bilgidir.
• Tahmini de olsa bir proje takvimi ve iş akış adımları belirleyiniz.
• İş hedeflerini belirleyin
• Ulaşmak istediğiniz iş / verimlilik / israf önleme hedeflerini belirleyiniz.
• Yönetimin onayını alın
• Hazırladığınız bu taslak çalışmayı üst yönetim ile görüşüp onayını alınız. Bu size yapacağınız çalışma boyunca yönetimin gerekli desteğini sağlama konusunda yardımcı olacaktır.

Gerekli Bilgileri toplamak ve düzenlemek

Yeterli bilginin olmadığı bir çalışma istenen sonuçlara ulaşamaz. Kurumsal deneyimlerden yararlanmak için yapılan tüm görüşmelerin yazılı hale getirilmesi zorunludur. Bu sizin kurumsal hafızanızı oluşturur. Hafızanızın olmadığı durumlarda geçmiş hatalarınızı tekrarlamaya mahkum olursunuz.

• Bilgi toplama yöntemleri
• Yüz yüze görüşme
• Telefonla
• Toplantılarda
• Anketler
• Doğrudan gözlem
• Kayıtlar
• İlgili personeli dahil edin
• Operasyon yöneticileri
• İnsan kaynakları
• Personel
• Koçlar, danışmanlar (Dış veya İç uzmanlar )
• İdari personel
• Kısa rapor özeti hazırlayın: Bu döküman ile kendinizi kontrol edebilirsiniz. Önceden yapılan çalışmaları incelemeniz sizin aynı hataları tekrar etmenizi önleyecektir.
• İhtiyaçlar, soru grupları
• Operasyon için
• Bireysel
• İş nitelikleri
• Gelecek

Performans Problemlerinin Analizi

Kimler hangi konulardan şikayet ediyor? Bunları nasıl önceliklerine göre sıralayabiliriz? Uygulamada karşılaşacağımız problemler ilgili taraflarca nasıl algılanacak? Uygulamalardan kimler nasıl etkilenecek?

• Ana problemleri belirleyin, listeleyin
• Detaylandırın
• Nasıl uygulanır
• Personel
• Departman / Bölüm
• Yönetim
• Kurum
• Öncelikleri belirleyin

Temel değerleri belirleyin

Çözmek için yola çıktığımız bu tespitler bize rekabet konusunda neler sağlayacak? Fark analizini doğru yapabildik mi? Gözden kaçan noktalar neler? Bunları nasıl azaltabiliriz?

• Rekabet parametreleri
• Fark analizi
• Mevcut durum
• İstenen durum

Sunulacak çözüm önerileri

Tespitlerimiz için eğitim doğru çözüm mü? Çalışma düzeninde veya süreçlerde buna paralel değişiklik yapmamız gerekiyor mu? Birden fazla çözüm önerilerimiz var mı? Tek bir eğitim programı ile bu problemleri çözebilir miyiz? Yoksa birbirini tamamlayan birden fazla eğitim programına mı ihtiyaç var? Belirlediğiniz konular için eğitimde aktaracağınız geçici standartları belirlediniz mi?

• İş ve personel gereksinimleri
• Geçici standartları belirleyin
• Çözüm önerileri
• Çözümleri tartışın
• En iyi gelişim seçeneklerini belirleyin

Tekrar gözden geçirin

Bu aşamada durun ve nefes alın. Bu ana kadar yaptığınız tüm çalışmaları gözden geçirin. Proje ekibinde yer almayan birisine yaptığınız çalışmaları anlatın ve görüşlerini alın. Bazen dışarıdan birisi sizin gözden kaçırdığınız noktaları daha kolay tespit edebilir.

• Bilgi toplama Metodu uygun mu ?
• Kritik bilgileri kapsadık mı ?
• İş / personel ihtiyaçları karşılanıyor mu ?

İhtiyaç raporunu hazırlayın

Tüm çalışmalarınızı bir ihtiyaç raporu haline getirin.

• İş / hedefleri karşılamalı
• Kontrol edin: İş hedeflerini belirlediğiniz adıma göz atın. Hazırladığınız bu çalışma gerçekten başlangıçta belirlediğiniz hedefleri kapsamakta mı?
• İhtiyaç planını hazırlayın

Bu konudaki danışmanlık hizmetimiz hakkında bilgi almak için burayı tıklayınız.

Yeni yazılardan haberdar olmak için lütfen aşağıdaki formu doldurunuz.

Şemsettin Akçay
Satış Pazarlama ve Inovasyon Mühendisi